Text copied to clipboard!
Názov
Text copied to clipboard!Koordinátor dokumentácie
Opis
Text copied to clipboard!
Hľadáme koordinátora dokumentácie, ktorý bude zodpovedný za efektívnu správu, organizáciu a kontrolu dokumentov v rámci spoločnosti. Táto pozícia je kľúčová pre zabezpečenie toho, aby všetky interné aj externé dokumenty boli správne evidované, aktualizované, distribuované a archivované v súlade s internými smernicami, legislatívnymi požiadavkami a štandardmi kvality. Úspešný kandidát bude úzko spolupracovať s viacerými oddeleniami, podporovať plynulý tok informácií a dohliadať na to, aby dokumentácia bola dostupná oprávneným osobám v správnom čase a v správnej verzii.
Koordinátor dokumentácie bude mať na starosti správu fyzických aj elektronických dokumentov, vedenie registrov, kontrolu verzií, sledovanie termínov revízií a podporu pri interných auditoch. Dôležitou súčasťou práce je aj zabezpečenie dôvernosti citlivých údajov, presnosti záznamov a dodržiavania procesov pri schvaľovaní dokumentov. Kandidát by mal mať výborné organizačné schopnosti, zmysel pre detail a schopnosť pracovať systematicky aj pri väčšom objeme administratívnych úloh.
Na tejto pozícii budete komunikovať s internými tímami, dodávateľmi, klientmi alebo regulačnými orgánmi podľa potrieb organizácie. Očakáva sa, že budete identifikovať neefektívnosti v dokumentačných procesoch a navrhovať zlepšenia, ktoré prispejú k vyššej presnosti, rýchlosti a transparentnosti práce s dokumentmi. Súčasťou vašej práce môže byť aj školenie kolegov v oblasti správneho používania dokumentačných systémov, pomenovávania súborov, archivácie a dodržiavania interných pravidiel.
Ideálny kandidát má skúsenosti s administratívou, správou dokumentov alebo kancelárskou podporou, ovláda prácu s kancelárskym softvérom a rozumie princípom evidencie a archivácie. Výhodou je skúsenosť s dokumentačnými systémami, ERP riešeniami alebo prostredím s dôrazom na súlad s normami a auditovateľnosť. Hľadáme spoľahlivého a samostatného profesionála, ktorý dokáže efektívne prioritizovať úlohy, zachovať vysokú úroveň presnosti a podporovať poriadok v informačných tokoch organizácie.
Táto pozícia je vhodná pre kandidáta, ktorý má rád štruktúru, poriadok a administratívnu presnosť. Ponúka príležitosť podieľať sa na zlepšovaní interných procesov, spolupracovať s rôznymi tímami a mať priamy vplyv na kvalitu firemnej dokumentácie. Ak ste dôsledný, zodpovedný a orientovaný na detail, táto rola vám poskytne stabilné pracovné prostredie a možnosť profesionálneho rastu v oblasti administratívy a správy dokumentov.
Zodpovednosti
Text copied to clipboard!- Spravovať, evidovať a organizovať fyzickú aj elektronickú dokumentáciu.
- Kontrolovať správnosť, úplnosť a aktuálnosť dokumentov pred ich distribúciou.
- Zabezpečovať kontrolu verzií a sledovanie zmien v dokumentoch.
- Koordinovať schvaľovací proces dokumentov medzi jednotlivými oddeleniami.
- Archivovať dokumenty v súlade s internými pravidlami a legislatívou.
- Pripravovať dokumentáciu pre interné a externé audity.
- Monitorovať termíny revízií, obnovy a vyradenia dokumentov.
- Komunikovať s kolegami a externými partnermi pri výmene dokumentov.
Požiadavky
Text copied to clipboard!- Stredoškolské alebo vysokoškolské vzdelanie administratívneho alebo príbuzného smeru.
- Skúsenosti so správou dokumentácie alebo administratívnou podporou.
- Výborné organizačné schopnosti a vysoká miera presnosti.
- Schopnosť pracovať s kancelárskymi aplikáciami a databázami.
- Znalosť princípov archivácie a evidencie dokumentov.
- Schopnosť samostatne riešiť úlohy a určovať priority.
- Dobré komunikačné schopnosti a profesionálny prístup.
- Diskrétnosť pri práci s dôvernými informáciami.
Potenciálne otázky na pohovor
Text copied to clipboard!- Aké skúsenosti máte so správou a archiváciou dokumentov?
- S akými dokumentačnými alebo kancelárskymi systémami ste pracovali?
- Ako zabezpečujete presnosť a aktuálnosť evidovaných dokumentov?
- Ako postupujete pri práci s dôvernými alebo citlivými údajmi?
- Máte skúsenosti s prípravou dokumentácie na audit alebo kontrolu?
- Ako si organizujete prácu pri viacerých súbežných administratívnych úlohách?
